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煤矿供应科业务流程控制

发布时间:2019-10-12 15:40编辑:明星企业浏览(126)

    物资计划管理制度

    煤矿供应科业务流程控制

    1、计划员在接收基层使用单位报来的申请计划时计,要认真审核、仔细核对,确保计划物资的名称、规格型号、图号等技术参数准确。

    1.1、为了有效发挥供应科各业务职能,提高业务人员办事效率,明确机关人员职责和权限,有效监督各流程环节,实现精细化管理,以最佳的服务向全矿提供质优价廉的物资需求,特制定本流程控制。

    2、计划员在审核计划时,要确保物资计划和本队的材料费用相吻合。临时追加计划必须签字齐全,盖章有效,否则不予接收。

    1.2、供应科按其职能划分五大流程环节,即物资采购计划编制、物资采购、物资验收入库、物资发放,废旧物资回收复用与处理等。

    3、计划员在审核完计划后要会同采购员、保管员做好利库工作。

    1.3、本流程控制依据业务处理顺序,物资流动顺序和票据传递顺序为原则进行设计,力求科学、合理系统、严密。

    4、编制计划时要严格按物资公司划分的采购范围分类分库编制汇总。

    2、物资采购计划编制程序

    5、统购的物资计划上报时间为每月28日,编制的申请计划要由分管领导审核无误后上报,签字盖章齐全。

    主要实施岗位:计划员 操作流程:

    6、自购物资计划必须先编制划价计划进行比价,在同等质量情况下选择最低价下达自购计划。所有上报及自购计划必须经站长签字审核。

    2.1、各生产区队每月15日前依据下月生产任务,物资消耗定额,现场实际情况等因素编制下月物资需用申请计划,经队长组织本队相关人员讨论并由队长审核签字后报相关业务科室。

    2.2、各业务科室根据矿规定材料分管项目,在充分考虑各单位、个环节在下月生产中的材料消耗及回收复用等情况下,审核各生产单位物资需用申请计划,于每月16日前送供应科签收。

    2.3、业务科室同时对其主管物资需用申请计划进行申报。

    2.4、供应科计划员根据区队和科室物资需用申请计划分类预算、库存情况、市场供应情况及公司物资管理相关规定,编制全矿物资采购计划。

    2.5、计划员在编制全矿物资采购计划时,对区队申请计划会审一次,对每一项物资做出是否采购和采购多少的具体方案。对单项计划不清楚或参数不齐全项目及时与区队结合。

    2.6、计划员按物资品种及类别分别编制统管物资申请计划和分管物资采购计划,经供应科长、分管矿长审签,报公司供销部门审批。

    2.7月中特殊情况需紧急采购时,由生产单位提报急用物资需用计划及矿计划外材料审批单,说明急用原因、需要到货时间,并注明急用字样等,经业务科室审核,分管矿领导签字,报供应科。

    2.8经供应科长审核签字后送计划员汇总,编制临时物资采购计划表,在经供应科长签字后,按统管和分管范围分别上报供销部或形成采购计划经分管矿长批准后执行。

    2.8.1、区队物资需用申请计划,要注明材料品名、规格、数量、需求日期及注意事项等。所需配件计划,必须提前一个月申报,且注明规格、型号、图号,主机厂家及详细技术参数;特殊物资必须提前2个月申报计划,如提升钢丝绳、特种钢材、运输带等;非标准件在上报计划时必须附其图纸。

    2.8.2、区队队长对其上报的物质需用申请计划,因考虑不周影响生产、威胁安全及物资长期闲置不用而造成积压浪费等负责。

    2.8.3、业务科室分管物质范围:生产科负责木材、支护材料、建工材料、火工品等;机电科负责皮带、电缆、钢丝绳、管路,配件、油脂专用工具等,科负责单体租赁、其他材料等;

    2.8.4、业务科室对分管材料负有审核把关责任,对分管材料应作到不漏项、不错项,在确保生产安全的情况下不超购。

    2.8.5、供应科计划员应深入现场,全面了解矿井生产、消耗定额材料预算、库存、市场供应等情况,计划编制力求科学合理。

    3、物资采购作业程序

    主要实施岗位:计划岗 操作流程及要求

    3.1、公司统管物资进货程序。

    3.1.1、计划员根据批准的统管物资申请计划及矿生产实际情况,按需用急缓程度分期分批填写“ “。

    3.1.2、计划员把填写好的两联“统购计划内急用物资联系单”经供应科长批准后提交公司供销部,并负责跟踪催办。

    3.1.3、待物资到矿后,由计划员通知验收员、保管员并一同到现场验收。

    3.1.4、计划员根据物资需要时间及时与供销部相关人员沟通,了解预计到货时间,如仍不能满足生产需要,计划员应及时报请供应科长与供销部有关负责人协商解决,并把有关情况反馈物资需用单位及分管矿领导。

    3.1.5、计划员根据科长与供销部协商方案跟踪落实,直到物资到矿。

    3.2、矿分管物资采购程序

    3.2.1、计划员接到批准后的自购物资采购计划后,依据材料使用状况、用量大小,采购频率、市场供需状况,交易习惯等因素,对不同物资选择最有利的采购作业方式办理采购业务。

    3.2.2、招标采购物资:对于经常使用、大批量、品种固定、价格相对稳定:或一次性发生金额较大,价值总额在5万元以上,执行招标采购。

    3.2.3、招标采购首先由计划员列出采购物资品种,一次采购量或分月、季、年采购总量,并详细了解市场供求状况及三家以上供应商资料等上报科长,有科长向矿外经济活动领导小组报告,并在矿对外经济活动领导小组主持下进行招标。执行矿相关程序。

    3.2.4、询比议价采购,矿管物资一次采购总价5元以下或报供应科长、分管矿长批示后,供应科组织议标或招标采购。

    3.2.4.1、计划员根据采购计划,仓储情况制订物资采购表,逐项询价、比价、议价、并了解交易条件等,经科长、分管矿长批准后,通知供应商或厂家订购。

    3.2.4.2、询价:由计划员参考过去采购记录或供应厂商资料,拟定至少三家询价对象(特殊原因如独家制造、独家代理、原厂品牌零件无法替代或急需现货等须特别注明)。并通知厂商报送相关资料。

    3.2.4.3、询价完成后,计划员应将询价、报价的全部资料整理并查阅前购记录及供应厂商资料、市场行情等一同报科长,据此比价议价。

    3.2.4.4、若报价资料规格与申请采购规格略有不同或属代用品者,可与使用单位或业务科室联系并签注意见。必要时可重新询价。

    澳门微尼斯人娱乐,3.2.4.5、比议价:采购员接到计划员报来的询价资料后,汇同计划员分析询价资料,通过比较拟定议价对象。采用面谈、通信、电话、传真等多种形式进行议价。

    3.2.4.6、议价时应注意货物质量、价格、交货保证度、付款方式等相关因素。

    3.2.4.7、议价完成后,有计划员填报物资采购审批表,经科长签字报经营矿长批准。

    3.2.4.8、订购:采购员接到审批后的物资采购审批表,向厂商以电话或传真方式发出订购通知,说明交货数量,交货日期等。并跟踪了解到货情况。

    3.3、临时急用物资采购程序:计划员接到生产单位提供的急用物资需要计划或紧急采购通知后,立即查明申请采购的材料名称、规格、数量、需用时间等,即以电话方式询议价格,并通报科长,由科长向分管矿长汇报并获批准后采购。区队以电话方式通知采购,应立即督促生产单位补办急用物资采购计划手续由计划员备案。

    3.4、委托加工物资办理程序:由生产单位提出加工计划并附加工图纸,经业务技术主管科室审批,报供应科计划员;计划员根据加工难易程度、技术要求、资质要求等情况,,如矿机修车间加工确有困难,则由机修车间主任签字,供应科长审批后交采购员联系外委单位加工。

    1、对于集团公司内部有能力生产或供应的材料,可采取特约采购,如公司有规定的按公司规定执行,公司没有规定的可参与询价比议价,在同质同价的基础上优先考虑。

    2、采购员应建立供应商档案,对各厂商供应的材料质量、性能、交货情况、售后服务及基层单位使用意见等资料,收集整理以备今后采购参考。

    3、采购员应经常调查、搜集市场价格及供求变化情况。对价格波动较大的采购项目及时做出调整方案,经供应科长审核,报矿对外经济活动领导小组讨论后执行。

    4、采购员应积极主动了解仓储公司计划物资到货及储备情况、并随时掌

    握本科库存情况,以便根据需要及时组织货源。

    5、当存货低于最低储备量时,保管员应及时通知采购员。

    4、物资验收入库程序

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